Aktywny-PDF

e-PUBLIKACJE / e-FORMULARZE

Tworzymy aktywne pliki PDF w różnej formie – od e-publikacji do e-formularzy.

PDF firmy Adobe jest najpopularniejszym formatem publikowania dokumentów w formie elektronicznej.

Pliki PDF zachowują format i układ strony niezależnie od posiadanego systemu operacyjnego

(Windows, Linux, OS/2) i podobnie jak strony internetowe mogą być aktywne.

Pliki otwiera między innymi darmowa przeglądarka Adobe Acrobat Reader – pobierz aktualną wersję .

Pomyśl – ile czasu i pieniędzy tracisz na druk lub kserowanie dokumentów

i ich późniejszą wysyłkę tradycyjną pocztą do swoich partnerów i klientów?!

Zrobimy dla Ciebie z tych dokumentów aktywne pliki w formacie PDF!

Ciesz się wieloma korzyściami jakie dają dokumenty elektroniczne

Oszczędzaj pieniądze

Rezygnuj z dokumentów papierowych
i pracuj z e-dokumentami na komputerze

• mniejsze wydatki
– pod wieloma względami tańsze rozwiązanie od wersji drukowanej

Bądź EKO

Zamień drukowanie na zapis e-dokumentów
na nośnikach elektronicznych

• ochrona środowiska
– oszczędność papieru i materiałów eksploatacyjnych drukarki

Pracuj zdalnie

Elektronicznie wysyłaj
i elektronicznie odbieraj e-dokumenty

• korzystanie z Internetu
– komunikacja za pomocą poczty e-mail lub umieszczania linków na stronie internetowej

Oszczędzaj czas

Szybko przeszukuj i importuj do swojej
e-bazy dane* tekstowe oraz numeryczne

• ograniczenie czasochłonnych prac
– żmudnego przeszukiwania wydruków
i ręcznego przepisywania wpisanych danych*

* dotyczy formularzy

Unikaj błędów*

Korzystaj z udogodnień umożliwiających poprawne wpisanie wymaganych danych

• ograniczenie możliwości popełnienia błędu
– korzystanie z list wyboru, sprawdzania poprawności wpisanych danych itp.

* dotyczy formularzy

Zadbaj o bezpieczeństwo danych

Zabezpiecz e-dokument hasłem
przed niepowołanym dostępem

• różne możliwości zabezpieczeń
– zabezpieczenie przed otwieraniem, modyfikowaniem, drukowaniem itp.

inne:

– możliwość zapisu na różnych nośnikach (dyskietka, płyta CD/DVD, pendrive, dysk zewnętrzny itp.),

– ograniczenie fizycznej objętości archiwum (nośniki elektroniczne zajmują znacznie mniej miejsca od teczek z drukami),

– umieszczanie i praca „w chmurze” (nie trzeba obciążać lokalnego komputera, łatwiejszy dostęp dla wielu użytkowników),

– szybkie wyszukiwanie wg różnych kryteriów (nadawanie plikom unikalnych nazw i umieszczanie w drzewie folderów),

– możliwość dodania elementów aktywnych (pól do wypełniania, aktywnych przycisków, łączy do stron i plików, list wyboru, obliczeń),

– synchronizacja oryginału z kopią (automatyczna kopia i automatyczna jej aktualizacja przy zmianach w oryginale).

Rodzaje dokumentów elektronicznych

• E-formularze, w tym:

• e-ankiety

• e-kwestionariusze

dotyczące: zgłoszenia, rejestracji, zamówienia, kontaktu, projektu, rezerwacji, rekrutacji, testu, badania, ewaluacji, satysfakcji, przyjęcia, wydania, eksploatacji, przebiegu, kontroli, zatrudnienia, umowy, ubezpieczenia, reklamacji, podsumowania, oceny, wniosku, podatku, zatrudnienia, działalności, rozliczenia, spisu, deklaracji i wielu innych.

• E-publikacje, w tym:

• e-booki

• e-czasopisma

• e-katalogi

• e-biuletyny

• e-prezentacje

• e-materiały reklamowe

• e-archiwa (skany dokumentów papierowych w celu archiwizacji)

Możliwości wzbogacania e-dokumentów o elementy aktywne:

E-publikacje mogą być wzbogacane o elementy aktywne, takie jak:

– odnośniki:

- ze spisu treści do właściwej strony
i odwrotnie,

- z odwołań w tekście do przypisów
i odwrotnie,

– łącza do:

- stron internetowych,

- adresów e-mail,

- numerów telefonów,

- bibliografii zamieszczonej w Internecie,

- zewnętrznych plików multimedialnych (graficznych, dźwiękowych i wideo).

E-formularze mogą być dodatkowo wzbogacane o elementy aktywne, takie jak:

– pola tekstowe - mogą mieć format tekstu, liczby, daty, czasu, procenta, specjalny (np. kod) i własny; można dodatkowo określić cechy pola,

– pola wyboru - umożliwiają wybór zera, tylko jednego lub wielu elementów naraz,

– pola listy - umożliwiają wybór właściwego elementu z przygotowanej listy,

– pola obrazu - umożliwiają wklejenia z pliku np. swojego zdjęcia do formularza CV,

– pola daty - pozwalają na wybór daty lub daty i czasu,

– pola czasu - pozwalają na wybór tylko czasu,

– przyciski opcji - umożliwiają utworzenie zestawu wzajemnie wykluczających się przycisków, gdzie tylko jeden może być wybrany,

– przycisków akcji - uaktywniają określoną operację, np. 'wyczyść formularz',

– kody kreskowe - umożliwiają kodowanie danych wpisanych podczas wypełniania formularza,

– podpisy elektroniczne - umożliwiają podpisanie e-formularza.

Dodatkowe PLUSY e-dokumentów:

Dokumenty elektroniczne w odróżnieniu od dokumentów papierowych mogą zawierać
oprócz danych tekstowych, numerycznych i graficznych również dane dźwiękowe i wideo.
Można także dodawać do nich załączniki.

Jak tworzymy aktywne pliki PDF

ETAP 1. Tworzenie plików PDF (nieaktywnych)

• z dokumentów papierowych w niezmienionej formie graficznej – format rastrowy (skanowanie i zapis w formacie PDF),

zobacz również poniżej Archiwizacja (e-archiwa),

• z dokumentów papierowych w zmienionej formie graficznej – format wektorowy (skanowanie, przetwarzanie OCR i zapis w formacie PDF), [technika OCR pozwala na rozpoznanie tekstu i wyodrębnienie grafiki; po tym procesie istnieje możliwość zmiany wielkości strony, układu akapitów i rodzaju czcionki, a także edycji tekstu i grafiki; dzięki takim zmianom dokument staje się czytelniejszy, bardziej użyteczny i posiada lepszą jakość do wydruku],

• z dokumentów elektronicznych zapisanych w innych formatach (konwersja do formatu PDF),

• bezpośrednio z programów komputerowych, w których były utworzone (zapis w formacie PDF),

• „od zera” na podstawie otrzymanych materiałów tekstowych i ilustracyjnych (skład i zapis w formacie PDF),

• do wprowadzenia elementów aktywnych przyjmujemy również gotowe pliki PDF, które w pewnym zakresie można również modyfikować.

ETAP 2. Uaktywnienie plików PDF

• wprowadzamy do nieaktywnych plików PDF elementy aktywne opisane wyżej,

• tworzymy dokumenty:

- informacyjne, edukacyjne i reklamowe,

- tekstowe, graficzne i multimedialne,

- identyfikujące treść, zawierające cyfrowe identyfikatory (np.: DOI – cyfrowy identyfikator dokumentu, ORCID – cyfr. ident. autora).

Więcej o identyfikatorze DOI na stronie www.wn.studio-noa.pl

Archiwizacja (e-archiwa)

W przypadku skanowania dokumentów papierowych, oprócz tworzenia aktywnych plików do późniejszego wykorzystania tworzymy pliki PDF
w celu ich archiwizacji.

Dzięki automatycznemu procesowi skanowania luźnych kartek (nawet zapisanych lub zadrukowanych dwustronnie) proces ten jest bardzo szybki – w ciągu 1 godziny możemy zarchiwizować kilka tysięcy stron. Po zeskanowaniu istnieje możliwość optymalizacji jakości i rozdzielczości co wpływa na wielkość pliku PDF, a tym samym na wielkość całego e-archiwum.

Następnie plik zostaje zapisany w odpowiednim folderze e-archiwum z odpowiednią nazwą identyfikującą jego treść.

Zalety elektronicznej archiwizacji:

• mała objętość e-archiwum w porównaniu do archiwum zawierającego dokumenty w formie papierowej,

• niskie koszty utrzymania e-archiwum,

• łatwe i szybkie wykonanie kopii bezpieczeństwa,

• w razie potrzeby szybkie dotarcie do szukanego dokumentu za pomocą przeglądarki internetowej, usługi „chmury” lub identyfikatora DOI,

• zabezpieczenie hasłem całego lub części e-archiwum przed dostępem osób niepowołanych.

Przykłady e-dokumentów

• e-publikacja
[fragment e-booka)

– wybrany artykuł
z publikacji zbiorowej

(odnośniki przypisów są aktywne)

• e-prezentacja
– prezentacja nagrodzonego
projektu
konkursowego

• e-katalog
– katalog z dodaną (do angielskiej) polską wersją językową, zobacz oryginał – wersja wielojęzyczna

• e-prospekt
– elektroniczna aktywna wersja Prospektu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach

• e-www
– PDF utworzony ze strony www – oferta sprzedaży projektów

(zamiast projektować katalog produktów od nowa można go szybko stworzyć ze strony internetowej – łącza mogą być aktywne jak na stronie www)

• e-ulotka
– ulotka informacyjna
w języku chińskim
o możliwościach studiowania na Uniwersytecie Śląskim

(szybka i bezkosztowa wysyłka
do najodleglejszych miejsc)

• e-gazeta
– wersja elektroniczna „gazety uniwersyteckiej” Uniwersytetu Śląskiego

• e-wykład
– prezentacja do wykładu na temat Pieśni nabożnych Franciszka Karpińskiego... przygotowana na promocję książki pod tym samym tytułem

• e-dokument
– zeskanowany dokument papierowy
w celu elektronicznej archiwizacji

• e-zamówienie
– wybrany z grupy formularzy zamówienia stolarki okiennej
i drzwiowej oraz bram
i okiennic (w j. franc.)

(zastosowano pola różnego rodzaju z parametrami)

• e-zgłoszenie
– międzynarodowy formularz zgłoszeniowy Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach dla studentów

• e-umowa
– uniwersalna umowa
o pracę na czas: próbny, określony i nieokreślony

(e-formularze pozwalają łączyć umowy zawierające wiele pól powtarzalnych w jedną umowę
– w e-formularzu wybiera się interesujący nas rodzaj umowy)

• e-formularze

– przykład grupy formularzy dot. zatrudnienia:

BHP

• prace wzbronione

• ryzyko zawodowe

• szkolenia BHP

• wypadki i choroby zawodowe

HR

• CV

• informacje

• listy (gratulacyjne, motywacyjne, referencyjne)

• oferty podjęcia pracy

• ogłoszenia o pracę

• opinie

• wykazy dokumentów

• zapytania o niekaralność

Odpowiedzialność i obowiązki stron

• inspekcje – sądy – urzędy

• kary

• kwalifikacje

• nagrody i odprawy

• odpowiedzialność materialna

• regulaminy

• zakaz konkurencji

Czas pracy

• karty ewidencji

• polecenia pracy

• rozliczenia

• wnioski

Grupy zawodowe

• przeniesienie

• umowy o pracę

Ochrona rodzicielstwa

• odwołania pracownika z urlopu wychowawczego

• oświadczenia pracownika

• przeniesienia pracownicy do innej pracy

• wnioski pracownika

• zaświadczenia

Płace – ZUS – podatki

• oświadczenia

• wnioski

• zaświadczenia

• zawiadomienia

• zgody

Umowy cywilnoprawne

• rachunki do umowy o dzieło

• rachunki do umowy zlecenia

• umowy o dzieło

• umowy zlecenia

Urlopy i zwolnienia

• odwołania pracownika z urlopu

• plan urlopów

• wnioski o przesunięcie terminu urlopu

• wnioski o urlop

• zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy

Zatrudnienie i zwalnianie

• akta osobowe

• informacje dla pracowników

• kwestionariusze

• oświadczenia pracowników

• rozwiązywanie umów o pracę

• umowy o pracę

• zmiana warunków zatrudnienia

(taki układ nazw folderów można utworzyć w „chmurze”
i tam lokować e-formularze)